Zeitmanagement mit Outlook

Zeitmanagement mit Outlook.  Foto: Drobot Dean / Adobe Stock

Jeder zweite Berufstätige in Deutschland klagt über Zeitmangel und die Sorge, den Überblick zu verlieren. Dabei ist Outlook ein hervorragendes Werkzeug für Ihr Zeitmanagement.

In diesem Seminar lernen Sie neben grundlegenden Techniken des Zeitmanagements neue Funktionen von Outlook kennen und erhalten Anregungen, wie Sie Outlook optimal für Ihr persönliches Zeitmanagement nutzen können. Sie erfahren, wie Sie Aufgabenlisten erstellen, Termine optimieren und Ihre E-Mails effizient verwalten. Außerdem lernen Sie, wie Sie Besprechungen besser strukturieren und den Überblick über Projekte behalten.

Darüber hinaus werden Strategien zum Priorisieren und Delegieren von Aufgaben vermittelt, um Ihre Arbeitsbelastung zu reduzieren und gleichzeitig anspruchsvolle Ziele zu erreichen. Sie erhalten praktische Tipps zur effizienten Nutzung von Kalendern, Kontakten und Notizen, um Ihren Arbeitsalltag besser zu strukturieren und Zeitfallen zu vermeiden. Nach diesem Seminar sind Sie in der Lage, das volle Potenzial von Outlook für Ihr Zeitmanagement zu nutzen. Sie arbeiten effektiver, behalten den Überblick und erleben weniger Stress.

Seminarinhalt

Bestandsaufnahme

• Wie und wo entsteht Zeitnot – was steckt dahinter?
• Grundwissen Zeitmanagement: Ziele, Strategien und Techniken

So bekommen Sie die Nachrichtenflut in den Griff

• E-Mails bearbeiten nach der AHA-Methode
• Netiquette, Signatur, Zustelloptionen
• Posteingang einrichten, ordnen und verwalten
• Aufbau eines effektiven Ordnersystems
• Kennzeichnen von Nachrichten
• E-Mails in Termine und Aufgaben umwandeln und delegieren
• Regeln einrichten und bearbeiten
• Abwesenheits-Assistent nutzen
• E-Mails archivieren und schnell wieder finden
• Kontakte anlegen und pflegen
• Mit Verteilerlisten arbeiten

Aufgaben erfassen und Prioritäten setzen

• So nutzen Sie das Pareto-Prinzip (ABC-Analyse)
• Was ist wichtig, was ist dringlich? Das Eisenhower-Diagramm
• Erweitern Sie Ihre To-Do-Liste(n)

Wochen und Tagesplanung

• Gruppieren der Tätigkeiten nach Kategorien
• Steine oder feiner Kies? Das Kiesel-Prinzip
• Anlegen eines Wochenplans
• Zeitprotokoll als Basis für die Zeitplanung
• So legen Sie Tagespläne an und richten die Erinnerungsfunktion ein
• Tagesrückblick und Tagesabschluss

Besprechungen managen

• Planen und Verwalten von Besprechungen
• Zu Besprechungen einladen und Rückmeldungen koordinieren

Teilnehmerkreis

Das Seminar ist zugeschnitten auf Anwenderinnen und Anwender, die in Outlook bisher nur wenige Standard-Funktionen angewendet haben und Outlook nun für Ihr individuelles Zeitmanagement einrichten und effizient nutzen möchten.

Seminarleitung

Dieses Seminar führt eine Referentin oder ein Referent aus unserem Office-Team durch. Sie verfügen über einen Studienabschluss, weitreichende Office-Kenntnisse sowie eine Trainerausbildung. Ihr umfassendes Fachwissen und ihre Erfahrungen aus der Arbeit mit Outlook geben sie in der PCS Akademie an Sie weiter.

Methoden

Unser Seminaransatz ist eine Kombination aus anschaulicher Erklärung, praktischer Demonstration und aktiver Arbeit mit Outlook. In praxisorientierten Übungen können Sie das Gelernte direkt einsetzen. Der Erfahrungsaustausch und die Weitergabe von nützlichen Tipps und Tricks sind ebenfalls wichtige Bestandteile des Seminars. Während des Seminars haben Sie ausreichend Gelegenheit, Fragen zu stellen und individuelle Anliegen zu besprechen.

In einer kleinen Gruppe von maximal neun Teilnehmerinnen und Teilnehmern können Sie in einer angenehmen Lernatmosphäre neue Kenntnisse in Outlook und im Zeitmanagement erwerben. Sie haben die Wahl: Für das Präsenzseminar steht Ihnen ein moderner Schulungsraum mit leistungsfähiger Technik zur Verfügung. Das Online-Seminar findet in einer sicheren und datenschutzkonformen Videoumgebung statt, die Ihnen eine reibungslose und geschützte Teilnahme ermöglicht.