Outlook – Zeitmanagement

Gutes Zeitmanagement mit Outlook. Foto: bnenin /stock.adobe.com

Jede/r zweite Erwerbstätige in Deutschland klagt über Zeitnot und hat Sorge, den Überblick zu verlieren. Mit Outlook haben Sie ein hervorragendes Werkzeug für Ihr Zeitmanagement zur Verfügung. Abgestimmt auf Ihre persönlichen Anforderungen leistet es gute Dienste, wenn es darum geht, viele Dinge unter einen Hut zu bringen. In diesem Seminar lernen Sie neben Grundtechniken des Zeitmanagements neue Funktionen in Outlook kennen und erhalten Anregungen, wie Sie Outlook für Ihr persönliches Zeitmanagement einrichten und nutzen.

Seminarinhalt

Bestandsaufnahme

• Wie und wo entsteht Zeitnot – was steckt dahinter?
• Grundwissen Zeitmanagement: Ziele, Strategien und Techniken

So bekommen Sie die Nachrichtenflut in den Griff

• E-Mails bearbeiten nach der AHA-Methode
• Netiquette, Signatur, Zustelloptionen
• Posteingang einrichten, ordnen und verwalten
• Aufbau eines effektiven Ordnersystems
• Kennzeichnen von Nachrichten
• E-Mails in Termine und Aufgaben umwandeln und delegieren
• Regeln einrichten und bearbeiten
• Abwesenheits-Assistent nutzen
• E-Mails archivieren und schnell wieder finden
• Kontakte anlegen und pflegen
• Mit Verteilerlisten arbeiten

Aufgaben erfassen und Prioritäten setzen

• So nutzen Sie das Pareto-Prinzip (ABC-Analyse)
• Was ist wichtig, was ist dringlich? Das Eisenhower-Diagramm
• Erweitern Sie Ihre To-Do-Liste(n)

Wochen und Tagesplanung

• Gruppieren der Tätigkeiten nach Kategorien
• Steine oder feiner Kies? Das Kiesel-Prinzip
• Anlegen eines Wochenplans
• Zeitprotokoll als Basis für die Zeitplanung
• So legen Sie Tagespläne an und richten die Erinnerungsfunktion ein
• Tagesrückblick und Tagesabschluss

Besprechungen managen

• Planen und Verwalten von Besprechungen
• Zu Besprechungen einladen und Rückmeldungen koordinieren

Teilnehmerkreis

Das Seminar ist zugeschnitten auf Anwenderinnen und Anwender, die in Outlook bisher nur wenige Standard-Funktionen angewendet haben und Outlook nun für Ihr individuelles Zeitmanagement einrichten und effizient nutzen möchten.

Seminarleitung

Dieses Seminar führt eine Referentin oder ein Referent aus unserem Office-Team durch. Sie alle verfügen über ein Studium oder eine Berufsausbildung, weitreichende Outlook-Kenntnisse sowie eine Trainerausbildung. Ihr umfassendes Fachwissen und ihre Erfahrungen aus der Arbeit mit Outlook geben sie in der PCS Akademie an Sie weiter.

Methoden

Erläuterungen, Anwendung in Outlook, Arbeitsaufträge und Übungen, Austausch von Erfahrungen, Tipps und Tricks. Es steht Ihnen ein moderner Seminarplatz mit leistungsfähiger Technik zur Verfügung. Im kleinen Kreis von maximal sechs Teilnehmer/innen eignen Sie sich mit direktem Bezug auf Ihr Arbeitsfeld neues Wissen an und haben ausreichend Gelegenheit, Fragen zu stellen und Antworten erfolgreich umsetzen.