Arbeiten mit Microsoft Teams. Foto: fizkes/ stock.adobe.com
Welche Aufgaben stehen an? Wo sind neue und alte Informationen zu finden? Wieso und wann wurden welche Entscheidungen getroffen? Diese und ähnliche Fragen bestimmen unsere tägliche Arbeit. Die Arbeitswelt ist komplexer geworden, pausenlos prasselt eine Flut an Informationen über uns herein, und es ist für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter eine große Herausforderung, all diese Informationen zu sammeln, zu sortieren, im Blick zu behalten und zu bearbeiten. Gute und vor allen Dingen transparente Zusammenarbeit und Kommunikation sind wichtige Schlüssel in der heutigen Arbeitswelt.
Teamarbeit, neu definiert
Teams ist eine moderne Software zum kollaborativen Arbeiten. Dies bedeutet, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht mehr länger auf sich alleine gestellt sind, sondern Projekte und Aufgaben gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen im Team bearbeiten können. Und das schneller, organisierter und mit mehr kommunikativen Möglichkeiten als bisher. Teams bildet dabei die zentrale Anlaufstelle für ein Arbeitsteam – 365 Tage im Jahr, rund um die Uhr.
Wesentlicher Bereich in Teams ist ein zentraler Chat, in dem sich die Mitglieder eines Teams austauschen. Dabei bleiben selbst umfangreiche Diskussionen Dank der aufgeräumten Oberfläche für alle übersichtlich. Informationen und Dateien können hinterlegt und von allen Mitgliedern gleichzeitig eingesehen werden. Durch die Verknüpfung von Teams mit den klassischen Office-Komponenten wie Word und Excel haben Teammitglieder die Möglichkeit, Dateien gemeinsam direkt zu bearbeiten. Auch Dienste wie Outlook, OneNote, OneDrive oder Skype können in Teams eingebunden werden. So findet jeder alle Programme in Teams über eine einzige Oberfläche, anstatt wie bisher zwischen verschiedenen Programmen hin- und herwechseln zu müssen.
Übersichtliches und strukturiertes Arbeiten mit Teams
Arbeitsteams können in Teams sogenannte Kanäle einrichten, die ausschließlich für ein bestimmtes Thema, eine Aufgabe oder ein Projekt offen sind. So wird die Arbeit perfekt dokumentiert, strukturiert und für jedes Teammitglied, egal zu welcher Uhrzeit und von welchem Ort, einsehbar. Teams arbeitet mit Planner zusammen, einem weiteren Dienst in Microsoft 365 zur Aufgabenverwaltung. Damit können Aufgaben geplant, terminiert und zugewiesen werden, sodass jedes Teammitglied sofort erkennen kann, wer was wann zu erledigen hat und wieviel Zeit einer Kollegin oder einem Kollegen dafür zur Verfügung steht.
Teams kann weitgehend an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Soll es ausschließlich als Kommunikationsplattform dienen? Kein Problem, dafür können Chat und Kanäle genutzt werden. Sollen Kanäle eröffnet werden, um gemeinsam an bestimmten Dokument zu arbeiten? Auch dies ist möglich. Selbst Newsrooms und Podcasts sind einfach in MS Teams einzubinden.
Natürlich können auch einzelne Programme vieles von dem, was Teams bietet. Der große Vorteil ist jedoch, dass Teams von einem zentralen Ort aus auf abgestimmte Programme ihrer Wahl, die reibungslos miteinander arbeiten, zugreifen kann – eine gute Voraussetzung für eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Team.
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