Excel, Outlook und Teams gehören in den meisten Büros zur täglichen Grundausstattung. Die Programme laufen, die Arbeit wird erledigt. Warum also eine Schulung? Weil zwischen „es funktioniert irgendwie“ und „es funktioniert gut“ oft ein erstaunlich großer Unterschied liegt. Viele Mitarbeitende nutzen ihre Standardsoftware seit Jahren, haben sich die wichtigsten Funktionen selbst beigebracht und kommen damit zurecht. Aber „zurecht“ heißt nicht effizient. Und genau hier wird es für Unternehmen interessant.
Wenn Workarounds zum Standard werden
In der Praxis zeigt sich häufig ein ähnliches Bild: Tabellen werden von Hand sortiert, obwohl ein Filter reichen würde. E-Mails werden einzeln weitergeleitet, statt eine Regel anzulegen. Besprechungen in Teams werden ohne Agenda oder Protokollfunktion durchgeführt. Das kostet täglich nur wenige Minuten, summiert sich aber über Wochen und Monate zu erstaunlich viel verlorener Arbeitszeit.
Das Problem dabei: Wer es nicht anders kennt, erkennt die Lücke nicht. Mitarbeitende wissen oft gar nicht, welche Funktionen ihnen das Leben leichter machen könnten. Genau deshalb kommt der Impuls zur Auffrischung selten von den Betroffenen selbst.
Drei Signale, die auf Schulungsbedarf hindeuten
Erstens: Wiederkehrende Rückfragen zu Funktionen, die eigentlich Routine sein sollten. Wenn im Team regelmäßig gefragt wird, wie man eine bedingte Formatierung anlegt oder einen Kalender freigibt, fehlt Basiswissen.
Zweitens: Umständliche Prozesse, die niemand hinterfragt. Wenn Berichte jedes Mal manuell zusammengestellt werden, obwohl sich das automatisieren ließe, lohnt sich ein genauer Blick.
Drittens: Software-Updates, die ungenutzt bleiben. Microsoft entwickelt seine Programme ständig weiter. Neue Funktionen in Teams oder Outlook können Abläufe deutlich vereinfachen, werden aber oft schlicht übersehen.
Selbst lernen oder gemeinsam schulen?
Natürlich können Mitarbeitende vieles selbst herausfinden: über YouTube, Hilfeartikel oder auch mit Unterstützung von KI-Tools wie ChatGPT. Für einzelne Fragen ist das ein guter Weg. Für eine systematische Auffrischung reicht es aber selten. Wer nicht weiß, was er nicht weiß, stellt auch keine gezielten Fragen.
Ein strukturiertes Seminar bietet etwas, das Selbstlernen kaum leisten kann: den Überblick. Die Teilnehmenden sehen, was möglich ist, stellen Bezüge zu ihrem eigenen Arbeitsalltag her und können direkt üben. Hinzu kommt der Austausch in der Gruppe: Oft ergeben sich die besten Tipps aus den Fragen der Kolleginnen und Kollegen.
Fazit
Software-Schulungen gelten manchmal als wenig spektakulär. Dabei gehören sie zu den Weiterbildungsmaßnahmen mit dem unmittelbarsten Nutzen. Was Mitarbeitende heute in einem Excel- oder Outlook-Seminar lernen, können sie morgen anwenden. Der Effekt ist sofort spürbar: weniger Umwege, weniger Frust, mehr Zeit für die eigentliche Arbeit. Wer das Weiterbildungsbudget sinnvoll einsetzen will, sollte die Grundlagen nicht übersehen. Manchmal liegt der größte Hebel im Alltäglichen.
